Tarp SABIS naudotojų – Užimtumo tarnyba, kuri per mėnesį administruoja vidutiniškai 300-400 sąskaitų. Antrus metus aktyviai naudodama SABIS, Užimtumo tarnyba jaučia tiesioginį poveikį, nes mažėja techninio darbo ir taupomas darbuotojų laikas. Be to, organizacija pasinaudojo integracijų galimybe ir sėkmingai suderino SABIS bei naudojamą dokumentų valdymo sistemą. Plačiau apie naudojimo patirtį kalbame su Užimtumo tarnybos Dokumentų valdymo skyriaus vedėja Vilma Eržikevičiene.

Kaip administruodavome sąskaitas iki SABIS ir kokie didžiausi iššūkiai kildavo?

Užimtumo tarnyba daugiau kaip 15 metų visas sąskaitas registruoja ir apskaito Dokumentų valdymo sistemoje (DVS). Iki SABIS didžioji dalis sąskaitų Užimtumo tarnybą pasiekdavo per sistemą „E. sąskaita“, kita dalis buvo teikiama į konkrečiai sąskaitoms skirtą el. pašto dėžutę arba tiesiogiai sąskaitas registruojančiam darbuotojui. Taip pat sulaukdavome ir popierinių sąskaitų. Dėl tokios struktūros buvo daug rankinio darbo, nemaža klaidų tikimybė ir apsunkinta kontrolė.

Kokias problemas sprendžia ir kokią nauda jūsų organizacijai suteikia SABIS?

Pirmiausia SABIS taupo darbuotojų laiką, nes didžioji sąskaitų dalis Užimtumo tarnybą pasiekia būtent per SABIS, mažiau laiko skiriama techniniam darbui – nebereikia sąskaitų persikelti į kompiuterį ir rankiniu būdu vykdyti registraciją DVS.

Išvengiama sąskaitų dubliavimo ar sąskaitų priedų praradimo. Sąskaitos pagal viešųjų pirkimų sutartis iš karto siejamos su sutartimi – taip padedama sumažinti techninį darbą ir klaidų tikimybę. Naudinga, kad integruojasi tiksli sąskaitos data, jos numeris, kiti tiekėjo rekvizitai. Taip pat mažina darbo sąnaudas ir patogu, kad yra sąskaitų integracija iš SABIS į Viešojo sektoriaus finansinės apskaitos bendrąjį posistemį (FABIS). Nebereikia finansininkams sąskaitų suvesti rankiniu būdu.

Be to, dirbdami su SABIS turime galimybę pasitikrinti sąskaitų būsenas, pasirengti sąrašus kontrolei. Pravartu, kad galime suvesti sąskaitas už žodinių pirkimų tiekėjus, kurie neturi galimybės sąskaitų teikti per SABIS.

SABIS visada matome, kurių sąskaitų procesai sustoję, ir niekas nepasimeta. Labai patogu vienoje vietoje matyti, kiek sąskaitų yra gauta, kiek jų tikrinama ar nukreipta apmokėjimui. Konkrečiai matoma būsenų istorija su atmetimo, grąžinimo tikslinti pastabomis, todėl matoma visa istorija.

Kokiose praktinėse situacijose labiausiai pasiteisino SABIS  naudojimas?

Vienas iš konkrečių pavyzdžių, štai, pavyzdžiui, SABIS įkelta sąskaita su 37 priedais, kurių nebereikia ištraukti rankiniu būdu ir sukelti į DVS.

Taip pat dirbdami su SABIS, galime tiekėjams atmesti arba pateikti sąskaitas tikslinti, parašydami konkrečius komentarus, nebereikia skambinti telefonu ar rašyti elektroninių laiškų. Taip pat pasiteisino įdiegtas funkcionalumas, kad visos žodinės sąskaitos pasiskelbia CVPIS, tad Viešųjų pirkimų skyriui telieka patikrinti informaciją.

Kokias SABIS naudas įžvelgiate bendrai viešajam sektoriui?

Labai patogu, kad visos institucijos dirba su ta pačia sistema ir nebereikia konsultuoti tiekėjų, nes jie jau dažniausiai būna susidūrę su SABIS funkcionalumais ir vis mažiau kyla iššūkių sąskaitas teikti būtent per SABIS. Taip pat nebeliko popierinių dokumentų – tai naudinga ir administruojant, ir naudojant išteklius.

Su kokiais iššūkiais vis dar susiduriate administruodami sąskaitas?

Didžiausias iššūkis, panašu kylantis visoms organizacijoms, – suderinti su tiekėjais, ypač vykdant žodinius pirkimus, kad teiktų sąskaitas per SABIS. Kartais dar būna trikdžių dėl sąskaitų, kurias teikia užsienio tiekėjai.

Taip pat pasitaiko viešinamų sąskaitų CVP IS dubliavimas arba sąskaitų viešinimas, kurios nėra viešųjų pirkimų objektas. Dėl to viešuosiuose pirkimuose teikiant ataskaitas apie vykdytus mažos vertės pirkimus gali atsirasti netikslumų.

Kokių dar įgyvendinote sėkmingų pokyčių ir pasiekėte rezultatų administruodami sąskaitas?

Administruojame gana daug sąskaitų pagal įvairias viešųjų pirkimų sutartis arba pagal vykdomus žodinius pirkimus. Atitinkamus pirkimus vykdo daugiau nei 70 Užimtumo tarnybos darbuotojų, todėl DVS turime sukurtą procesą, kuriame numatyta, kad sąskaitas vizuoja už sutartį atsakingas darbuotojas, jo vadovas, atitinkami darbuotojai iš Viešųjų pirkimų bei Veiklos finansų valdymo ir kontrolės skyriaus ir tvirtina atsakingas vadovas.

Kad nesugriūtų visas procesas, kuris kasdienėje veikloje buvo aiškus ir tikslingas, po SABIS eksploatacijos pradžios nusprendėme, kad šį procesą išlaikysime ir toliau, o SABIS administruos vienas darbuotojas. Tad su DVS diegėjais susiderinome ir sudiegėme automatizuotą procesą, pagal kurį sąskaitų nuorašai iš SABIS patenka tiesiogiai į DVS ir ten, kaip ir ankščiau, yra vizuojamos bei tvirtinamos, o visos būsenos grįžta atgal į SABIS.

Taip pat pradėjome naudoti sąskaitų importą į FABIS, kur tiesiogiai yra priskiriamos tik reikalingos dimensijos ir per sistemą perduodamos sąskaitos Nacionaliniam bendrųjų funkcijų centrui apmokėti.

Paskelbta: 2026-05-05