Dalis perkančiųjų organizacijų viešųjų pirkimų valdymui pasitelkia skaitmeninius sprendimus. Vienas tokių – platforma „Mano konkursas“, leidžianti pirkimus vykdyti paprasčiau ir skaidriau. Platformą administruojanti komanda pastebi, kad SABIS veikimas bei funkcionalumai prisideda siekiant kuo didesnio viešųjų pirkimų skaidrumo ir administravimo paprastumo.

„Iki integracijos perkančiosios organizacijos visą informaciją apie atliktus pirkimus ir pasirašytas sutartis į pirkimų žurnalą turėdavo suvesti ranka. Be to, nustatytais terminais šį informacija turėjo būti skelbiama ir viešinama Viešųjų pirkimų tarnyboje. Integracija su SABIS leido automatizuoti šį procesą —duomenys dabar tiesiogiai iš SABIS patenka į platformą „Mano konkursas“ bei atlikus būsenų keitimus automatiškai paviešinama“, – apie svarbų pokytį pasakoja platformos „Mano konkursas“ IT produkto vadovė Živilė Klevėnė.

Pasak Ž. Klevėnės, kiekvienai perkančiajai organizacijai, dirbančiai su „Mano konkursas“, SABIS integracija suteikė galimybę turėti savo organizacijos pasirašytų sutarčių modulį. Jis leidžia matyti turimas sutartis ir jas administruoti. Be to, sistema padeda užtikrinti atsiskaitymų kontrolę.

„Pastebime, kad nebeliko problemų dubliuojant įrašus pirkimų žurnale.  Perkančiosioms organizacijoms integracija padeda teisingai atlikti sąskaitų ir sutarčių įrašų registraciją į pirkimų žurnalą. Tad užkertamas kelias sąskaitų pakartotiniam kėlimui į žurnalą, kai jame jau yra registruota šio pirkimo sutartis“, – pasakoja „Mano konkursas“ IT produkto vadovė.

Ji prisimena, kad seniau  į žurnalą organizacijos registruodavo tiek sutartis, tiek ir pagal jas gaunamas sąskaitas faktūras, todėl ir rezultatas būdavo toks, kad vietoje vieno atlikto pirkimo į žurnalą įtraukdavo 12 ar daugiau sąskaitų. „SABIS padidina efektyvumą, sutaupo laiko ir žmogiškųjų resursų. Integracija sumažino riziką, kad duomenys bus įvesti neteisingai – netikslios sumos, PVM, netinkamas formatas. Tokios klaidos dažnos rankinio duomenų suvedimo metu“, – dalinasi ji.

Resursų taupymas ypač aktualus mažoms perkančiosioms įstaigoms, kuriose su pirkimais dirbantys darbuotojai turi pirmiausia atlikti savo tiesiogines funkcijas. Tad SABIS leidžia skirti daugiau laiko jų pagrindinių funkcijų vykdymui.

Platformos „Mano konkursas“ atstovė išskiria, kad SABIS padeda skaitmenizuoti vidaus kontrolės procedūras. Vykdant sąskaitų faktūrų ir sutarčių apdorojimą, būsenų keitimas siejamas su pirkimų plano duomenimis. Tuo metu atliekama suplanuotų ir išnaudotų lėšų atitikimo registruojamam pirkimui kontrolė. Be to, integracija padeda užtikrinti didesnį organizacijos vadovo įsitraukimą į vidaus kontrolės procesą.

„Mano konkursas“ klientams perėjimas prie SABIS platformos buvo sklandus. „Džiaugiamės bendradarbiavimu su SABIS komanda, kuri skyrė laiko seminarams, ypatingai naudingos buvo jų paruoštos instrukcijos. Taip pat patys organizavome mokymus, dalinomės informacija ir naujienomis, siekėme praktiškai parodyti, kaip naudotis tiek integracija, tiek SABIS, kaip sutarčių ir žodinių sutarčių atvejais jungiasi skirtingos sistemos“, – sako Živilė Klevėnė.

Vertinant iššūkius dabar ir ateityje,  „Mano konkursas“ platformos atstovė išskiria personalo kaitą perkančiosiose organizacijose. Nauji darbuotojai jose kartais dar nėra susipažinę su SABIS, tad prireikia papildomo laiko apsiprasti ir perprasti niuansus.

Taip pat kartais iššūkių sukelia duomenų per integraciją atnaujinimas kas 10 minučių. „Suprantame, kad tai apkrovimo klausimas. Tik kartais tai lemia laikinus duomenų atnaujinimo nesutapimus, kai vieni darbuotojai dirba per „Mano konkursas“ integraciją, o kiti tiesiogiai per SABIS“, – sako Živilė Klevėnė.

Visgi vertinant SABIS naudojimo, patirtis aiškiai matosi vertė ne tik atskiroms organizacijoms, bet ir viešajam sektoriui bendrai. „Turbūt esminė nauda, kad eliminuojamas darbas su popieriumi. Anksčiau sąskaitos būdavo nešiojamas atsakingiems asmenims tiesiogine to žodžio prasme organizacijos viduje arba siunčiamos el. paštu. Dabar šis procesas labai sutrumpėjo“, – apibendrina platformos „Mano konkursas“ IT produkto vadovė Živilė Klevėnė.