Šių metų lapkritį per SABIS sistemą perduota daugiau kaip 370 tūkst. sąskaitų. Šis rezultatas aiškiai rodo, kad SABIS tampa neatsiejama organizacijų kasdienės veiklos dalimi administruojant sąskaitas. Ilgesnis naudojimo laikotarpis suteikia galimybę pamatyti tikrąsias sistemos naudas, išmoktas pamokas ir poveikį procesams. Pradedame istorijų ciklą, kuriame skirtingos organizacijos dalysis savo patirtimi.

Didelę dalį sąskaitų per SABIS perduoda bendrovės „Ecocost“ klientai. Ši informacinių technologijų bendrovė specializuojasi viešųjų pirkimų srityje, diegia pažangius sprendimus ir padeda organizacijoms integruoti SABIS į jų pirkimų valdymo sistemas.

Šiuo metu tarp „Ecocost“ klientų – net 320 organizacijų iš visos Lietuvos, kurios naudoja SABIS. „Nors diegiant SABIS visoms organizacijoms tenka pereiti adaptacijos etapą, gauti rezultatai ir kasdienės veiklos supaprastėjimas priimant sąskaitas akivaizdūs“, – apie SABIS naudojimo patirtis skirtingose organizacijose pasakoja „Ecocost“ partnerė Regvyta Gelumbauskienė.

Iki SABIS – sąskaitos iš daugybės skirtingų šaltinių

Kaip teigia „Ecocost“ partnerė, iki pradedant naudotis SABIS sistema klientai sąskaitas administruodavo įvairiais, tarpusavyje nesuderintais būdais. Dalis jų buvo gaunama per senąją sistemą „E. sąskaita“, kita dalis – elektroniniu paštu PDF formatu, o kai kurie tiekėjai sąskaitas pateikdavo kartu su pristatytomis prekėmis fiziniu pavidalu.

„SABIS suteikia galimybę centralizuoti visų sąskaitų gavimą vienoje sistemoje, todėl mūsų klientai gali būti tikri, kad sąskaitos juos pasieks laiku ir nepasimes tarp skirtingų gavimo būdų. Be to, sąskaitos pateikiamos jau skaitmeniniu, standartizuotu formatu – jų nereikia spausdinti, fiziškai perduoti ar rankiniu būdu apdorot“, – sako Regvyta Gelumbauskienė.

Perėjimas prie SABIS, kaip ir bet kuris kitas veiklos pokytis, pareikalavo organizacijų pastangų, susitelkimo ir bendradarbiavimo. Anot R. Gelumbauskienės, tai lėmė ir faktas, kad SABIS naudojimas glaudžiai susijęs su viešųjų pirkimų planavimo bei sutarčių vykdymo procesais, naujų tvarkų diegimu ir naujų įpročių formavimu.

„Iš klientų gauname aiškių signalų, kad įdėtos pastangos atsiperka. Nors patirtys skiriasi, galima išskirti tris pagrindines naudų grupes, atsirandančias po SABIS įdiegimo bei pirkimų valdymo sistemos „Ecocost” sąsajos aktyvavimo. Pirma, sąskaitų priėmimo procesas tampa gerokai nuoseklesnis ir greitesnis. Antra, eliminuojamos įprastos problemos – pasimetusios, pavėluotos ar netinkamu gavimo būdu pateiktos sąskaitos. Trečia, sustiprinama sutarčių vykdymo ir pirkimų kontrolė, nes visi dokumentai pateikiami standartizuotu formatu ir yra lengvai susekami. Nors pereinamuoju laikotarpiu organizacijoms tenka įdėti papildomų pastangų, galutinis rezultatas suteikia daugiau aiškumo, skaidrumo ir kasdienio darbo paprastumo. Tai dažniausiai įvardijama kaip reikšminga ir ilgalaikė nauda “, – pasakoja „Ecocost“ partnerė.

Atveria papildomų galimybių

Organizacijos Lietuvoje SABIS naudoja jau daugiau kaip metus. Per šį laikotarpį joms pavyko ne tik adaptuoti kasdienius procesus, bet ir pajusti ilgalaikę naudą. „Ecocost“ atstovė taip pat pastebi, kad daliai organizacijų SABIS veikimo principai ir funkcionalumai atveria naujų galimybių.

„SABIS bei aktyvuota pirkimų valdymo sistemos sąsaja mūsų klientams suteikia ne tik patogesnį sąskaitų administravimą, bet ir atveria platesnes veiklos optimizavimo galimybes. Automatizuojami rutininiai darbai, sumažėja rankinio duomenų suvedimo poreikis, pagreitėja sąskaitų tvirtinimo ir apmokėjimo procesai. Suvienodinta ir struktūruota informacija leidžia lengvai analizuoti išlaidas, stebėti tiekėjų veiklą, matyti pirkimo tendencijas bei identifikuoti optimizavimo kryptis. Tai padeda priimti greitesnius ir tikslesnius finansinius sprendimus“, – sukaupta patirtimi dalijasi R. Gelumbauskienė.

Tarp svarbių rezultatų – kultūros pokytis

Tarp „Ecocost“ klientų – įvairaus dydžio organizacijos. Dalis jų per mėnesį apdoroja kelias dešimtis, o kitos – net kelis tūkstančius sąskaitų. Organizacijos dydis ir sąskaitų kiekis turi tiesioginės įtakos adaptacijos patirčiai ir gaunamoms naudoms.

„Mažesnėse organizacijose dalis procesų iki SABIS dar buvo atliekami rankiniu būdu, todėl pereinant prie SABIS kai kurioms jų teko ne tik diegti naują procesą, bet ir iš esmės keisti pačią sąskaitų sampratą – nuo popierinių ar el. paštu gaunamų dokumentų pereiti prie struktūrizuoto elektroninio formato. Didelėms organizacijoms tai dažniausiai būna natūralus technologinis žingsnis, tačiau dėl didesnio sąskaitų srauto perėjimas apima daugiau etapų, vartotojų ir derinimo žingsnių“, – pasakoja „Ecocost“ partnerė.

Ji priduria, kad didžiosios organizacijos patiria kompleksiškesnį perėjimą, tačiau galiausiai laimi daugiau, o mažesnėms organizacijoms pereiti paprasčiau, bet joms tenka didesnis kultūrinio pokyčio iššūkis.

Tarp išliekančių iššūkių – tiekėjų disciplina

Vertinant sukauptą naudą, dalis iššūkių tebėra aktualūs. Didžiausias jų – užtikrinti, jog visi organizacijos tiekėjai nuosekliai teiktų sąskaitas per SABIS, o ne kitais būdais. „Ecocost“ atkreipia dėmesį, kad kai kuriuos tiekėjus kartais tenka papildomai informuoti ar motyvuoti.

Kitas aktualus iššūkis – užtikrinti, kad tiekėjai sąskaitas teiktų tiksliai pagal sutartis ir tinkamai nurodytų pirkimo objektą. Be to, išlieka sunkumų su sąskaitomis, gautomis iš užsienio tiekėjų – jų skaitmenizavimas, kaip pastebima, dažniausiai tampa pirkėjo atsakomybe.

„Net ir turint pažangią sistemą, kokybiškas duomenų srautas priklauso nuo tiekėjų įsitraukimo ir supratimo, todėl būtinas nuoseklus darbas su tiekėjais, aiški komunikacija ir, prireikus, procesų patikslinimas“, – teigia R. Gelumbauskienė. Nepaisant to, organizacijos pastebi, kad įsigilinus ir įvedus tvarką šiose srityse, SABIS nauda dar labiau išauga, o kasdieniai procesai tampa gerokai sklandesni.

„Ecocost“ klientų patirtys iš dalies atspindi ir platesnę viešojo sektoriaus situaciją. „Viešajam sektoriui SABIS suteikia tokias pačias esmines naudas kaip ir bet kuriai organizacijai – kaštų taupymą, mažesnę administracinę naštą ir patikimą informacijos valdymą“, – apibendrina viešajam sektoriui IT paslaugas teikiančios bendrovės partnerė.

Svarbiausios „Ecocost“ klientų patirtys, naudojant SABIS:

  • Išnyko paslėptos problemos ir chaosas sąskaitų sraute 
    Ne vienai organizacijai SABIS leido aiškiai identifikuoti, kiek sąskaitų anksčiau būdavo prarandama, nuklysdavo į netinkamus kanalus ar gaunama pavėluotai. Įdiegus SABIS, procesas tapo skaidresnis, o atsakomybės – aiškesnės.
  • Sumažėjo rankinio darbo
    Organizacijos, kurios anksčiau kiekvieną sąskaitą gaudavo el. paštu arba popieriuje, sugebėjo ženkliai sumažinti rankinio darbo apimtį: nebereikia fiziškai registruoti dokumentų, tikrinti el. pašto dėžučių ar suvedinėti duomenų.
  • Sustiprėjo sutarčių ir pirkimų kontrolė
    Daugeliui organizacijų SABIS tapo lūžio tašku – atsirado galimybė nuosekliai matyti, ar sąskaitos atitinka sutartis, ar yra įvykdyti pirkimai ir galima priimti sąskaitą, ar išlaidos pagrįstos.
  • Pasikeitė darbo kultūra
    SABIS tapo paskata apskritai atsisakyti popierinių dokumentų ir el. laiškų lavinos. Tai buvo ne tik technologinis sprendimas, bet ir kultūrinis šuolis į šiuolaikinę, skaitmeninę apskaitą bei dokumentų valdymą.