SABIS sujungia pirkėjus ir tiekėjus – sistemoje šių metų pradžioje jau buvo sukurta daugiau kaip 71 tūkst. organizacijų paskyrų. Perkančiosioms organizacijoms SABIS pirmiausia pasitarnauja tobulinant sąskaitų administravimo procesų visumą. Be to, kiekviena organizacija, naudodama SABIS, išgrynina unikalių, nuo organizacijos veiklos specifikos priklausančių verčių. Skatindami dalinimąsi gerąja patirtimi, tęsiame straipsnių ciklą apie SABIS naudojimo patirtis.

Tarp šiuo metu SABIS naudojančių perkančiųjų organizacijų – krovinių vežimo bendrovė „LTG Cargo“, priklausanti LTG įmonių grupei. Ji per mėnesį apdoroja apie 800 sąskaitų. Bendrovė teikia krovinių gabenimo, logistikos ir ekspedijavimo, krovinių pakrovos, lokomotyvų ir vagonų remonto bei vagonų nuomos paslaugas Lietuvoje bei užsienyje, taip pat šiuo metu tęsia diversifikaciją į Vakarų rinkas.

„Iki SABIS atsiradimo sąskaitas gaudavome įvairiais būdais: „E. sąskaita“, bendruoju įmonės el. paštu, atsakingi asmenys į savo pašto dėžutes arba kartu su prekėmis popieriniu formatu. Skirtingi sąskaitų gavimo būdai lėmė, kad ne visos sąskaitos būdavo apskaitomos laiku, nes kartais jos pasimesdavo el. pašto dėžutės sraute, kartais atsakingi asmenys jas pamiršdavo pateikti arba tiesiog nepasiekdavo gavėjo“, – sąskaitų administravimo patirtį prisimena „LTG Cargo“ korporatyvinių paslaugų valdymo vyriausioji veiklos ekspertė Kristina Dulskaitė-Žvirblė.

Išvengia laiko švaistymo

Dar viena problema iki SABIS, su kuria susidurdavo bendrovė, – netikslūs įmonės rekvizitai sąskaitoje. Pasak K. Dulskaitės-Žvirblės, dabar to pavyksta sėkmingai išvengti.

„Gauti sąskaitas vienoje vietoje labai patogu tiek dėl jų archyvavimo, tiek paieškos. Galime matyti visus istorinius veiksmus, kurie buvo atlikti su sąskaita. Be to, sistemoje yra ne tik sąskaitos, bet ir sutartys, tad galime greičiau ir efektyviau atrinkti informaciją apie gautą sąskaitą, nes ji iš karto susieta su sutartimi. Taip pat išvengiame sąskaitų dublių, netikslumų, dokumentų pasimetimo, mėnesio pabaigoje turime daug pilnesnį vaizdą, nei iki tol“, – apie naudas pasakoja „LTG Cargo“ atstovė.

Šioje organizacijoje SABIS prisideda ir prie patogesnio pirkimų valdymo. Kaip pasakoja K. Dulskaitė-Žvirblė, dabar paprasta identifikuoti sąskaitas, kurios seniau likdavo tarsi pamirštos. „Turime galimybę savalaikiai suvaldyti situaciją, pateikiant informaciją žmonėms, atsakingiems už pirkimą. Iki tol negalėjome to valdyti, nes nežinojome, kurios sąskaitos nėra gautos. Atsakomybės tapo aiškesnės ir puikiai valdomos. Įtraukus į dokumento priėmimo seką atsakingus už pirkimą dalyvius, procesas supaprastėjo, ir atsekamumas tapo labai aiškus – mes vienoje vietoje tiek gauname dokumentus, tiek juos patvirtiname“, – atskleidžia ji.

Platus funkcionalumų naudojimas

SABIS funkcionalumai užtikrina, kad bus galima sklandžiai atlikti ne tik pagrindinius sąskaitų administravimo procesus. „LTG Cargo“ ypatingai pasiteisina funkcionalumais sukuriama sinergija – sąskaitos, jų sąsajos su sutartimis, lydintys dokumentai ir atsakingi darbuotojai sujungti į vientisą sistemą.

Kaip pasakoja korporatyvinių paslaugų valdymo vyriausioji veiklos ekspertė, organizacijai patogu ir efektyvu vienoje vietoje turėti tiek sąskaitų priėmėjus, tiek tvirtintojus. Lengva priskirti vartotojus tik prie tų sąskaitų, už kurias jie atsakingi, dėl to pagerėja vartotojo patirtis ir organizacija gali savarankiškai valdyti vartotojams prieinamą turinį

„Svarbu ir tai, kad dabar, esant poreikiui, galime lengvai grąžinti sąskaitas tikslinimui. Naudojame ataskaitų funkciją informacijos apdorojimui ir dalinimuisi tarpusavyje. Be to, mažiname rankinį darbą, nes SABIS integruotas su mūsų naudojama S4H apskaitos sistema“, – teigia K. Dulskaitė-Žvirblė.

Pasak jos, SABIS yra aiški ir informatyvi sistema. Ir nors sistemos naudojimo pradžia nebuvo labai lengva, tačiau ilguoju laikotarpiu gaunama nauda yra akivaizdi – procesai tapo aiškesni, paprasčiau valdomi ir efektyvesni.

Didžiausias iššūkis – tiekėjų įsipareigojimas

Svarstant apie patobulinimų poreikį, K. Dulskaitė-Žvirblė išskiria, kad iš užsienio tiekėjų gaunami dokumentai vis dar išlieka šioks toks iššūkis. Jeigu organizacija nori sistemoje visada matyti naujausią situaciją, pačiam pirkėjui tenka suvesti užsienio tiekėjų dokumentus.

Daugiau lankstumo būtų naudinga ir ataskaitų valdyme. „Jei vartotojai galėtų pritraukti papildomus laukus, sąskaitos būsenų seką, tai būtų puikus įrankis valdyti srautus įmonės viduje, teikti informaciją apie sąskaitų statusą. Taip pat šis lankstumas būtų labai pageidaujamas ir pirminiame sistemos lange – pavyzdžiui, pritraukti paslaugos pavadinimo stulpelį į pradinį langą“, – apie papildomus poreikius atnaujinimams pasakoja bendrovės atstovė.

Didžiausias iššūkis „LTG Cargo“, kaip ir kitoms perkančiosioms organizacijoms, – užtikrinti, kad visi tiekėjai laikytųsi įpareigojimo teikti sąskaitas per SABIS. „Nors nėra dažna, bet vis dar susiduriame su tiekėjais, kurie atsisako kelti sąskaitas į SABIS sistemą. Suvaldžius šį procesą, vaizdas būtų iki galo išbaigtas ir būtume tikri, kad sistemoje yra visi dokumentai, kuriuos ir turėjome gauti“, – sako K. Dulskaitė-Žvirblė.

Nepaisant išliekančių iššūkių ir erdvės tobulinimui, „LTG Cargo“ pastebi ir organizacijai, ir sektoriui SABIS suteikiamą vertę. „Mūsų matoma didžiausia nauda – visus su sąskaitų gavimu susijusius procesus ir etapus SABIS įgalino vienoje vietoje. Tai yra ne tik labai patogu, funkcionalu, bet ir padidina skaidrumą, taupo laiką ir efektyvina vartotojų darbą“, – apibendrina „LTG Cargo“ korporatyvinių paslaugų valdymo vyriausioji veiklos ekspertė.

„LTG Cargo“ šių metų pradžioje dirbo apie 1500 darbuotojų. Vystydama žalesnį krovinių transportavimą, „LTG Cargo“ telkia aukštos kvalifikacijos specialistus ir skaitmenizacijos entuziastus, kurie, pasitelkdami inovacijas, stiprina, geležinkelio, kaip transporto stuburo, vaidmenį logistikoje.

Siekdama plėtros tarptautinėse rinkose, bendrovė įsteigė antrines įmones „LTG Cargo Polska“ ir „LTG Cargo Ukraine“, kurios atitinkamai plėtoja krovinių vežimo geležinkeliais veiklą Lenkijoje bei teikia riedmenų nuomos paslaugas Ukrainoje.